Cliënt- en werktijdsplitsing in de wijkverpleging als basis voor eerlijke en toekomstbestendige verloning

In de wijkverpleging is het nog altijd gangbaar om medewerkers te verlonen op basis van cliëntregistraties in de routeplanning. Vanuit het oogpunt van declaratie lijkt dit logisch: werktijd is gekoppeld aan de geleverde zorg. Toch schuurt deze werkwijze – zeker in vergelijking met de intramurale praktijk, waar verloning plaatsvindt op basis van het dienstrooster. Het verschil leidt tot ongelijkheid, administratieve druk en beperkte flexibiliteit tussen zorgvormen. Steeds meer VVT-organisaties overwegen daarom de strakke koppeling tussen cliëntregistraties en verloning los te laten. In plaats daarvan zetten zij in op het model: cliënttijd voor declaratie en werktijd voor verloning.

De oorsprong van de koppeling

De koppeling tussen cliëntregistratie en verloning is ontstaan vanuit het bekostigingsmodel en de behoefte om administratie te vereenvoudigen. Zorgdeclaraties in de wijkverpleging moeten worden verantwoord met cliëntgebonden tijd. Om registraties bruikbaar te maken voor zowel declaratie als verloning, is ook de verloning van de extramurale medewerkers hieraan gekoppeld. In de praktijk betekent dit dat medewerkers in de wijk worden verloond op basis van de geleverde cliënttijd. Intramuraal is dit anders: daar ontvang je een vast bedrag per maand en worden medewerkers verloond op basis van het rooster. Het gevolg? Twee werelden binnen dezelfde organisatie.

Waarom deze koppeling niet meer werkt

In de praktijk zorgt deze koppeling voor problemen. Extramurale medewerkers worden verloond naar rato van gevulde routes, niet naar de geroosterde diensten. Dit kan  ongewenst gedrag stimuleren, zoals het ‘opplussen’ van cliëntregistraties bij werktijdmutaties om aan het geroosterde aantal uren te komen. Bovendien werkt het remmend bij het flexibel inzetten van personeel tussen intra- en extramurale zorg. En leidt het tot frustratie en administratieve lasten voor zorgmedewerkers, terwijl de sector juist inzet op het verminderen daarvan, zoals benadrukt in de Informatiekaart tijdregistratie wijkverpleging van de Nederlandse Zorgautoriteit. Vanuit de CAO VVT 2025 – 2026 wordt gesteld dat je rooster en daarbij behorende werktijden ten minste 28 dagen van tevoren vastgesteld moeten zijn. Een route die korter of langer is dan de diensttijd én daarmee bepalend is voor de uiteindelijke werktijd past niet in de geest van ‘vooraf vastgestelde werktijden’. Ook wanneer deze termijn vanuit de aard van de wijkverpleging niet haalbaar is, geldt in ieder geval nog dat de tijdstippen 4 dagen van tevoren bekend moeten zijn, naar artikel 4:2 lid 3 van de Arbeidstijdenwet.

Cliënt- en werktijdsplitsing: een alternatief met voordelen

Door cliënttijd en werktijd los van elkaar te registreren, ontstaat er meer duidelijkheid en eenduidigheid. Cliënttijd blijft nodig voor de declaratie, maar de diensttijd geldt als uitgangspunt voor de verloning, zoals ook aanbevolen in de Handreiking registratiewijze ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ van Zorgverzekeraars Nederland, ActiZ, Zorgthuisnl en V&VN. Dit voorkomt dat medewerkers bij mutaties in de route individuele registraties hoeven aan te passen om aan hun gewerkte uren te komen, maakt het vooraf sturen op plus- en minuren bij het roosteren makkelijker en het administratief eenvoudiger om intra- en extramurale inzet te combineren, zónder dubbele dienstverbanden.

 Technisch wordt deze werkwijze in Nedap Ons ondersteund door middel van de gesplitste weekkaart. De diensttijd wordt dan gebruikt voor loon- en cao-berekeningen; de cliënttijd voor declaratie. Deze structuur maakt het mogelijk om de verloning te baseren op het rooster, zonder af te doen aan de financiële verantwoording.

Meer dan techniek

Het toepassen van cliënt- en werktijdsplitsing is echter geen puur technische exercitie, maar is vooral een organisatieverandering en vraagt om duidelijke keuzes in beleid, processen en communicatie met medewerkers. Maar het levert veel op:

• Eenduidig beleid: Geen verschil meer tussen intra- en extramuraal; iedereen wordt verloond op basis van het rooster.
• Minder mutaties: Geen noodzaak meer om cliëntregistraties achteraf aan te passen voor een kloppende werktijd.
• Minder dubbele dienstverbanden: Door een uniforme manier van verlonen ontstaat meer flexibiliteit en uitwisselbaarheid tussen domeinen.
• Voorbereid op de toekomst: Deze manier van werken sluit aan bij de beweging naar minder productiegerichte bekostiging.

 Aandachtspunten

Er zijn ook aandachtspunten om rekening mee te houden. Zo kun je bij de overstap naar client- en werktijdsplitsing minder specifiek sturen, je mist bijvoorbeeld de reistijdregistratie aangezien deze buiten de declaratie vallen maar ook geen onderdeel zijn van het rooster en de indirecte tijd van de medewerker.

Daarnaast komt er meer druk bij planners. Zij moeten zorgdragen dat de dienst van de medewerker voldoende gevuld is met cliënten in de route. Immers, de kosten van de medewerker-inzet zijn niet meer gerelateerd aan de opbrengsten vanuit declarabele cliënttijd. Aangezien de dienst en daarbij horende werktijden naar CAO artikel 3.2 lid 1 ten minste 28 dagen van te voren zijn vastgesteld, en niet mogen worden gewijzigd zonder instemming van de medewerker, zal bij een niet volledig gevulde route goed moeten worden nagedacht en gefaciliteerd hoe de resterende diensttijd zo productief mogelijk kan worden ingevuld.

 Is jouw organisatie klaar voor de toekomst van de zorg?

De voordelen zijn helder. De urgentie is voelbaar. En de technische middelen zijn er. Wat rest, is de keuze om te veranderen. Niet alleen omdat het eerlijker is – maar vooral omdat het beter werkt, administratieve belasting verminderd en je als organisatie wendbaarder maakt.

 We helpen je graag bij deze stap. Niet alleen met de technische implementatie in Nedap Ons, maar ook met veranderkundige begeleiding, beleidsadvies en training.